ACCESS - PRÁCTICA

C.31: Crear una Base de Datos

E.1: Lo primero que debemos hacer, es ir a “inicio”.. hacer clic en todos “todos los programas”, buscar la carpetita “Microsoft Office” y seleccionar con un clic “Microsoft Office Access 2007”.. Nos mostrará la siguiente pantalla..

Para, crear una base de datos, seleccionamos como nos muestra la imagen en el icono que está en la parte superior.. Luego colocamos nombre de archivo.. haciendo clic en la carpetita, podremos seleccionar la ubicación en donde queremos guardar nuestra base de dato..

Por último.. clic en “crear”.. y listo.. ya podemos empezar a diseñar la base de datos.. Access automáticamente nos abrirá la tabla de datos en blanco para comenzar a trabajar en ella..

E.2: Crear una Tabla

Para agregar una tabla, debemos ir a la ficha "crear".. y hacer clic en "tabla"..como muestra en la imagen irán apareciendo Tabla 1, Tabla 2.. 

A la izquierda de la pantalla, nos muestra todos los elementos que hemos creado, así podemos controlar y acceder más rápidamente a la información deseada.

E.3: Agregar un Campo

Para agregar campos a la tabla que ya teníamos creada previamente, debemos escribir los datos deseados haciendo clic en "Agregar nuevo campo", tantas veces como campos deseemos crear..

C.32: Clave Principal

Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa.

E.1: Como establecer la Clave Principal

Una vez que estamos en la “Vista Diseño” seleccionamos el campo que deseamos establecer como clave principal.. nos ubicados en la ficha “Diseño” y hacemos clic en “Clave principal”.. observaremos que en el campo que establecimos como tal, aparece una llavecita que indica, que este campo es el Clave principal de la tabla..

E.2: Como eliminar la Clave Principal

Debemos ubicarnos nuevamente en el campo que posee la clave principal.. hacemos clic en el icono “Clave principal” de la pestaña “Diseño” y automáticamente la clave se elimina.

C.33: Relaciones entre Tablas

E.1: Crear Relaciones

Para crear una Relación.. debemos ir a la ficha “Herramientas de base de datos” y hacer clic en la opción “Relaciones”.. ahí aparecerá un cuadro con el listado de las tablas que ya posee nuestra base de datos.. seleccionaremos aquí las tablas que queremos relacionar..

Una vez que agregamos las tablas que queremos relacionar, lo que debemos es arrastras el campo de una tabla.. por ejemplo Código Pacientes de la Tabla "Pacientes", hasta el campo Código Pacientes, de la Tabla "Ingresos", como se muestra en la imagen siguiente..

Hay que tener en cuenta que ambos campos deben tener los mismos tipos de datos, por ejemplo, "numérico, autonumérico, texto", sino dará error y no podrás crear la relación..

E.2: Eliminar Relación

Para eliminar una relación.. lo que debemos haces es ubicarnos en la línea de la relación y hacer clic derecho sobre la misma.. allí nos aparecerán las opciones de Modificar relación y Eliminar como se muestra en la imagen.. si hacemos clic en "Eliminar", la misma desaparecerá..

E.3: Modificar Relaciones

Para modificar las relaciones entre tablas.. debemos hacer clic derecho sobre la misma y elegir la opción "Modificar relación".. tendremos tres alternativas, como se observa en las imágenes..

C.34: Formularios

Existen diferentes formas de crear Formularios, explicare las dos maneras, que a mi me resultaron más sencillas y fácil de comprender.. para sacarle provecho a esta herramienta..

E.1: Crear Formularios: una vez que ya tenemos creada nuestras tablas, podemos crear un formulario, para poder cargar la información desde éste, o bien si ya la tenemos cargada la misma, para poder controlarla o modificarla.. incluso, podemos agregarle imagen al mismo.. 

Para crear el formulario, los posicionamos sobre la tabla que ya tenemos diseñada, vamos a ficha "crear".. luego seleccionamos "formulario".. automáticamente, se creara nuestro formulario con los los campos que ya teníamos creados en la tabla y aparecerán los datos si estos ya estaban cargados, mostrando un registro a la vez..

Para darle un diseño apropiado.. como tiene la imagen anterior, utilizamos la "herramienta de presentación de formularios" para editarlo..

E.2: Asistente para formularios

Para crear un formulario utilizando esta opción, debemos ir a "crear", luego a "Mas formularios" y seleccionar "Asistente para formularios".

Se abrirá el siguiente cuadro.. aquí nos mostrará los campos que tenemos disponibles.. mostrándonos en una lista los mismos.. para que podamos seleccionar, los que queremos incluir en la confección de nuestro formulario.. una vez que ya tenemos seleccionamos los campos.. hacemos clic en siguiente..

Luego nos pedirá que seleccionemos el tipo de distribución que queremos darle a nuestro formulario.. yo seleccionare, de la lista de opciones que se muestran en la imagen.. "en columnas"..

Luego nos pide que ingresemos el estilo que queremos darle al formulario..

Por último.. le colocamos un "título" al formulario.. seleccionamos una de las dos opciones que nos muestra la imagen.. en mi caso.. "abrir el formulario para ver o introducir información".. y listo.. presionamos en "finalizar".. 

El resultado es el siguiente: 

C.35: Añadir Imágenes a un Formulario

E.1: Para colocar una foto.. debemos hacer doble clic sobre la tabla a la que queremos insertarle la imagen, luego vamos a "Vista Diseño".. agregamos otro campo a la tabla, en nombre del campo.. colocamos por ejemplo "imagen".. y en tipos de datos, seleccionamos "Objeto OLE".. cerramos, así se guardan los cambios..

Vamos a la "Vista Diseño", y para agregar este nuevo campo que creamos arrastramos hasta el formulario el campo creado anteriormente.. "imagen" en este caso..

Una vez que ya agragamos el campo.. vamos a la "Vista Formulario" y en el espacio en blanco donde va la foto.. tenemos que hacer clic derecho y seleccionar "Insertar Objeto..."

Es importante que la imagen la guardemos como Mapa de Bit, sino la misma no aparecerá en el formulario..

C.36: Consultas

E1: Debemos ir a la ficha "crear", seleccionar "Asistente para consultas". Allí nos mostrará los diferentes tipos de consultas que podemos realizar, elegimos la deseada y seguimos los pasos que se nos indican para crearla.

Un ejemplo de consulta en la que utilizamos "Criterios" que definiremos nosotros.. sería el siguiente: Crear una consulta para ver los apellidos, teléfono y fecha de nacimiento de aquellos pacientes que hayan nacido antes de 1962 y cuyo código postal sea 3100.. 

C.37: Informes

E1: Para crear un informe debemos ir a la ficha "Crear" y seleccionar el "Asistente para Informes", seguir los pasos del mismo. 

Para crear un informe, debemos conocer con anticipación los datos que queremos que mostrar en el informe y seleccionar los campos que poseen dichos datos, una vez seleccionada la tabla. 

E.2: A los Informes  también se les puede modificar el formato.Para esto,  debemos estar en la "Vista Diseño".. ir a “Herramientas de diseño de informe”.. 

Un ejemplo de Informe, sería el que a continuación, les presento: 

Bueno.. esto fue todo por hoy.. espero les sirva de ayuda, esta mini introducción de como utilizar las herramientas más importantes que Access nos ofrece..

Hasta la próxima..!!

Ayudas

* Recibidas por el profesor y los compañeros de clases, en el Aula Virtual.

* Mariana Díaz, Paola Coronel, Amadeo Torres, Melisa Fatur y Noelí Rossí.

Dificultad

D.1: Las relaciones, fueron un tema difícil de entender, no alcanzo con leer el material y ver los videos tutoriales.

D.2: Las consultas resúmenes y de referencia cruzadas, costaron también, pero con la ayuda de videos e información de Internet, pudimos realizar lo ejercicios.

Reflexión

Access es una gran herramienta de Base de Datos que nos ofrece Microsoft Office..  sin bien fue un tema difícil de entender, que llevó mucho tiempo y dedicación.. porque no contaba con conocimientos previos.. me llevo una gran aprendizaje del mismo.. 

Creo que tener conocimientos sobre el manejo y administración de una base de datos, es fundamental para poder administrar una organización, y conocer las herramientas más importantes que Access nos ofrece, será de gran ayuda para nuestra profesión..

Fuente

· Caso Práctico - Clinica Médica
· Materia de Cátedra: Tutorial Access - Primera Etapa

· Sitio www.aulaclic.es - Consultado 15 agosto de 2013
http://www.aulaclic.es/access2007