¿Qué es MS-EXCEL 2007?

Excel 2007 es una planilla de cálculo, un programa que permite manejar datos de diferente tipo, realizar cálculos, hacer gráficos y tablas; una herramienta para analizar, compartir y administrar información, que ayuda a tomar decisiones mejor fundadas. Podemos realizar desde cosas muy sencillas como una lista de alumnos y sus calificaciones hasta algo tan complejo como una tabla dinámica y un gráfico para la representación de las ventas de una organización.

Excel presenta la información organizada como si fuera un papel cuadriculado donde cada uno de los casilleros, llamados celdas, se denominan con un número para las filas y con una letra para las columnas; por ejemplo A1, B3, J504, etcétera. De esta forma, los datos se encuentran organizados en filas y en columnas. Todas estas celdas se encontrarán dentro de hojas, y un grupo de hojas conformarán un determinado archivo, denominado libro.

La barra de Herramientas de Acceso Rápido:

Dentro de la interfaz, se presenta una pequeña barra de herramientas personalizable. El objetivo de esta pequeña barra es tener, al alcance de un clic, las opciones que nos resulten más útiles o que necesitemos con mayor frecuencia.

De manera muy sencilla podremos incluir comandos, como:

• Nuevo: para iniciar un libro en blanco.

• Abrir: se utiliza para abrir algún libro guardado previamente.

• Guardar: opción para salvar los datos del libro que estamos utilizando.

• Correo electrónico: para enviar la planilla actual por correo electrónico.

• Impresión rápida: envía la planilla directamente a la impresora sin realizar cambios.

• Vista preliminar: nos permite visualizar cómo quedaría impresa nuestra planilla.

• Ortografía: realiza una revisión ortográfica.

• Deshacer y Rehacer nos permiten volver atrás las acciones que hayamos efectuado o hacerlas de nuevo.

• Orden ascendente y Orden descendente: son utilidades para ordenar un grupo de datos en distintos sentidos.

El Botón de Office:

En la parte superior izquierda de la pantalla, se encuentra un botón especial con el logo de Microsoft Office. Este botón, denominado Botón de Office, incluye las opciones básicas para el manejo de los archivos.

Al presionar este botón, en la parte izquierda veremos una serie de opciones que nos permite trabajar con los archivos: libro nuevo, abrir archivos existentes, guardar, guardar como, imprimir, preparar, enviar, publicar y cerrar. 

En la parte derecha y bajo el título Documentos recientes, encontraremos accesos directos a los últimos libros que hayamos utilizado.

Opciones Más Recientes

• Ficha Programador: la ficha programador contiene las herramientas de creación de macros y formularios, así como también las características XLM.

• Al Crear nuevos Libros: podemos configurar las opciones que tendrá la hoja, como ser la fuente, el tamaño de la letra, la vista predeterminada que tendrán las nuevas hojas (normal, diseño de página o de salto de página). También presenta la posibilidad de incluir el número de hojas que tendrá el nuevo libro, por defecto tiene 3, pero dependiendo de la la cantidad de hojas que utilicemos a diario, podemos modificar este número..

Opciones de Fórmulas

• Trabajando con fórmulas: una de las posibilidades que nos ofrece Excel es cambiar el Estilo de Referencia F1C1, que cambia la forma en que las fórmulas hacen referencia a una celdas, es decir, en lugar de utilizar letras para las columnas, y número para las filas, esta opción utiliza números tanto para las filas, como para las columnas.

Opciones Avanzada

• Opciones de edición: Excel nos permite dentro de estas opciones configurar por ejemplo: después de presionar enter, elegir la dirección en que comúnmente utilizaremos la siguiente celda. Habilitar autocompletar para valores de celda, es opción importante.

Otra opción que a mi criterio, tiene que estar destildada es la de hacer Zoom con la ruedita del mouse, porque constantemente, te esta cambiando el tamaño de la hoja, y se torna un tanto molesto.

Opciones de Guardar

• Guardar libros: es importante configurar aquí, cada cuanto tiempo queremos que Excel autorrecupere información, por ejemplo cada 5 minutos.. por si algo llegara a sucederle a la compu, corte de luz, apagado, virus, etc.. y de esta manera no perder el trabajo que estamos haciendo.

También es importante tener destildada la opción deshabilitar autorrecuperación unicamente para este libro, porque de no ser así, no nos guardara la información del libro que estemos utilizando..

Opciones de Complementos

• Administrar Complementos: aquí debemos instalar todos los complementos que necesitamos para que Excel funcione de la mejor manera, brindándonos todas las herramientas que posee, para optimizar el trabajo.

Bueno esta fue una introducción sobre Excel, y la personalización del boton de Office con algunas de las opciones que nos brinda, así como también la configuración de la barra de Acceso rápido..

Espero te sirva la información brindada.. hasta el próximo post.

Reflexión

Conocer las opciones que nos brinda Excel, es de suma utilidad, para que podamos configurar nuestra plantilla dependiendo a los usos que necesitamos darle cotidianamente..

Tenes estas funciones habilitadas y configuradas, nos ayuda a generar documentos de mayor calidad, optimizando el tiempo y el esfuerzo..

Fuente

* Explicación de Clases del Profesor Bertochi - 10 de septiembre de 2013.

* Sitio www. hacienda.go.cr - http://www.hacienda.go.cr/cifh/sidovih/spaw2/uploads/images/file/Introducci%C3%B3n%20Excel%202007.pdf - Consultado el día 17 de septiembre de 2013