SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

El conocimiento y la apropiación de los avances tecnológicos constituyen un elemento estratégico para el éxito de las organizaciones. Los avances en las tecnologías de información permiten obtener y administrar adecuadamente la información, suministrando una herramienta importante para la gestión y la operación de la empresa, ofreciendo mayores posibilidades para afirmar una posición exitosa en el altamente competitivo mundo contemporáneo.

El estudio de las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TICs) involucra el análisis y el conocimiento de los aspectos y problemas técnicos, humanos y organizacionales, enfocados al manejo y la solución de las necesidades específicas de las organizaciones.

La Información:
Es el conjunto de datos que se presentan en forma inteligente al receptor. La información son datos procesados en forma significativa para el receptor, con valor real y perceptible para decisiones presentes y futuras. Esta definición evidencia que los datos deben ser procesados de alguna forma para producir información, ya que la misma es más que simples datos. Posee un valor real perceptible para el usuario y que se agrega a lo que se conocía respecto a un acontecimiento o área de interés. El receptor debe encontrar en ella algo que no le era conocido con anterioridad o que no podía pronosticarlo, de modo que se agregue a su conocimiento. Si la información es relevante para lo que se va a aplicar, reduce la incertidumbre; esto tiene valor en el proceso de toma de decisiones ya que en la detección del problema y oportunidad, una vez identificada la problemática, la búsqueda de información permite el diseño de las mejores alternativas que posibiliten una correcta decisión.

Sistemas de Información:
Puede definirse un sistemas de información como un extenso sistema integrado y coordinado de personas, equipos y procedimientos que transforman los datos en información, a fin de apoyar las actividades de las organizaciones tales como las operaciones, la administración y la toma de decisiones, de modo que aquellas se desarrollen más efectivamente.

Conceptos que complementan la definición anterior:
• Extensión: un sistema para la administración de una organización es un sistema que incluye, además de personas, equipos y procedimientos, varios subsistemas orientados a funciones específicas tales como los sistemas de información diseñados de acuerdo a las necesidades de los administradores de todos los niveles.
• Integración: un sistema de información se compone, en algunas organizaciones, de varios subsistemas que no obstante conforman un sistema unificado, pueden considerarse como componentes casi separados entre sí. Algunos de los mismos sólo sirven para alguna función o nivel de la organización, en tanto que otros sirven para varias funciones o niveles. Estos subsistemas casi independientes, están integrados para que las actividades desarrolladas por cada uno se interrelacionen e interactúen con la de los otros. La integración eficientiza el procesamiento intermedio, proporcionando información completa, oportuna y relevante.
• Coordinación: los componentes de un información están diseminados por toda la organización, existiendo varios usuarios de la información, distintos subsistemas específicos, equipos de procesamientos, y otros, de modo que cada sector puede tener control y jurisdicción sobre ciertos elementos del sistema. Por lo tanto se requiere que exista una coordinación centralizada para asegurar que funcione como un todo unificado.
• Transformación de los datos en información: cuando un dato es procesado y este resultado es útil para que un administrador lo utilice en una acción o una decisión, se dice que ese dato se convirtió en información. El sistema de información transforma los datos en información de variadas maneras de acuerdo con las tareas y actividades a las cuales sirve de apoyo, o a las personas que van a utilizar esa información esperan obtener de ella, como así también a las características cognitivas personales.
• Apoyo a las actividades de la organización: el apoyo que un sistema de información brinda a las actividades de una organización brinda a las actividades de una organización son de gran diversidad: desde la ayuda que prestan para realizar en forma eficiente las transacciones rutinarias tales como la preparación de documentos, hasta proveer a la organización de advertencias oportunas sobre problemas internos o amenazas provenientes  del exterior. Proporciona a la organización señales de oportunidades que presenta el medio ambiente, agiliza y da seguridad en todos los procesos administrativos, y permite a los integrantes de la organización desarrollarse en el tratamiento de problemas futuros, prestando una decisiva ayuda en todo el proceso de toma de decisiones.
• Aumento de la eficiencia: una y otra vez se ha remarcado el hecho que los sistemas de información deben proveer una mayor eficiencia a la administración de la organización a la que sirven. Para ello un sistema de información debe proveer sólo información relevante. Un sistema de información debe ser lo suficientemente flexible para poder dar rápidas respuestas en todos los casos.
• El tiempo en el que se necesita la información es otro factor que determina cuanta eficiencia puede adicionar un sistema de información a una organización. Existen operaciones donde la información se necesita en tiempo real, en el mismo momento que se esta produciendo. En otras la información puede ir acumulándose a través del tiempo para que a intervalos regulares se produzcan informes rutinarios.

Reflexión

Una organización debe contar con un buen sistema de información que permita movilizar toda la información que entra, la que se genera y la que sale de la misma, en forma clara, precisa y en el momento oportuno que se la necesite..

Este sistema de información es de suma importancia para la organización, porque es por medio de él donde interactuan todos los componentes que convergen tanto interna como externamente.

Fuente

* Sitio Universidad de los Andes, consultada el 25/10/2013.URL: https://ingenieria.uniandes.edu.co/sistemas-de-informacion-en-la-organizacion

* Sitio Ecured, consultada el 25/10/2013.

http://www.ecured.cu/index.php/Sistemas_de_informaci%C3%B3n_en_las_organizaciones