SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

El conocimiento y la apropiación de los avances tecnológicos constituyen un elemento estratégico para el éxito de las organizaciones. Los avances en las tecnologías de información permiten obtener y administrar adecuadamente la información, suministrando una herramienta importante para la gestión y la operación de la empresa, ofreciendo mayores posibilidades para afirmar una posición exitosa en el altamente competitivo mundo contemporáneo.

El estudio de las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TICs) involucra el análisis y el conocimiento de los aspectos y problemas técnicos, humanos y organizacionales, enfocados al manejo y la solución de las necesidades específicas de las organizaciones.

La Información:
Es el conjunto de datos que se presentan en forma inteligente al receptor. La información son datos procesados en forma significativa para el receptor, con valor real y perceptible para decisiones presentes y futuras. Esta definición evidencia que los datos deben ser procesados de alguna forma para producir información, ya que la misma es más que simples datos. Posee un valor real perceptible para el usuario y que se agrega a lo que se conocía respecto a un acontecimiento o área de interés. El receptor debe encontrar en ella algo que no le era conocido con anterioridad o que no podía pronosticarlo, de modo que se agregue a su conocimiento. Si la información es relevante para lo que se va a aplicar, reduce la incertidumbre; esto tiene valor en el proceso de toma de decisiones ya que en la detección del problema y oportunidad, una vez identificada la problemática, la búsqueda de información permite el diseño de las mejores alternativas que posibiliten una correcta decisión.

Sistemas de Información:
Puede definirse un sistemas de información como un extenso sistema integrado y coordinado de personas, equipos y procedimientos que transforman los datos en información, a fin de apoyar las actividades de las organizaciones tales como las operaciones, la administración y la toma de decisiones, de modo que aquellas se desarrollen más efectivamente.

Conceptos que complementan la definición anterior:
• Extensión: un sistema para la administración de una organización es un sistema que incluye, además de personas, equipos y procedimientos, varios subsistemas orientados a funciones específicas tales como los sistemas de información diseñados de acuerdo a las necesidades de los administradores de todos los niveles.
• Integración: un sistema de información se compone, en algunas organizaciones, de varios subsistemas que no obstante conforman un sistema unificado, pueden considerarse como componentes casi separados entre sí. Algunos de los mismos sólo sirven para alguna función o nivel de la organización, en tanto que otros sirven para varias funciones o niveles. Estos subsistemas casi independientes, están integrados para que las actividades desarrolladas por cada uno se interrelacionen e interactúen con la de los otros. La integración eficientiza el procesamiento intermedio, proporcionando información completa, oportuna y relevante.
• Coordinación: los componentes de un información están diseminados por toda la organización, existiendo varios usuarios de la información, distintos subsistemas específicos, equipos de procesamientos, y otros, de modo que cada sector puede tener control y jurisdicción sobre ciertos elementos del sistema. Por lo tanto se requiere que exista una coordinación centralizada para asegurar que funcione como un todo unificado.
• Transformación de los datos en información: cuando un dato es procesado y este resultado es útil para que un administrador lo utilice en una acción o una decisión, se dice que ese dato se convirtió en información. El sistema de información transforma los datos en información de variadas maneras de acuerdo con las tareas y actividades a las cuales sirve de apoyo, o a las personas que van a utilizar esa información esperan obtener de ella, como así también a las características cognitivas personales.
• Apoyo a las actividades de la organización: el apoyo que un sistema de información brinda a las actividades de una organización brinda a las actividades de una organización son de gran diversidad: desde la ayuda que prestan para realizar en forma eficiente las transacciones rutinarias tales como la preparación de documentos, hasta proveer a la organización de advertencias oportunas sobre problemas internos o amenazas provenientes  del exterior. Proporciona a la organización señales de oportunidades que presenta el medio ambiente, agiliza y da seguridad en todos los procesos administrativos, y permite a los integrantes de la organización desarrollarse en el tratamiento de problemas futuros, prestando una decisiva ayuda en todo el proceso de toma de decisiones.
• Aumento de la eficiencia: una y otra vez se ha remarcado el hecho que los sistemas de información deben proveer una mayor eficiencia a la administración de la organización a la que sirven. Para ello un sistema de información debe proveer sólo información relevante. Un sistema de información debe ser lo suficientemente flexible para poder dar rápidas respuestas en todos los casos.
• El tiempo en el que se necesita la información es otro factor que determina cuanta eficiencia puede adicionar un sistema de información a una organización. Existen operaciones donde la información se necesita en tiempo real, en el mismo momento que se esta produciendo. En otras la información puede ir acumulándose a través del tiempo para que a intervalos regulares se produzcan informes rutinarios.

Reflexión

Una organización debe contar con un buen sistema de información que permita movilizar toda la información que entra, la que se genera y la que sale de la misma, en forma clara, precisa y en el momento oportuno que se la necesite..

Este sistema de información es de suma importancia para la organización, porque es por medio de él donde interactuan todos los componentes que convergen tanto interna como externamente.

Fuente

* Sitio Universidad de los Andes, consultada el 25/10/2013.URL: https://ingenieria.uniandes.edu.co/sistemas-de-informacion-en-la-organizacion

* Sitio Ecured, consultada el 25/10/2013.

http://www.ecured.cu/index.php/Sistemas_de_informaci%C3%B3n_en_las_organizaciones

DIAGRAM.LY

Diagram.ly es una aplicación gratuita para Google Crome que nos permite poder crearun documento desde nuestro Google Drive (Doogle Docs) y dibujar ahí diagramas, organigramas, mapas mentales, esquemas eléctricos...

Diagram.ly ha creado una versión en la nube de una herramienta que bien podría funcionar en el escritorio. De hecho, la web luce como una herramienta local, y hasta los botones y las barras de herramientas recuerdan a las plataformas Windows clásicas. Por ejemplo, encontraremos un botón[Guardar] con el histórico ícono del disquete.

Más allá de estas características distintivas, el producto es un excelente creador de diagramas de flujo y organizacionales ideales para estudiantes de computaciones y gerentes o responsables de recursos humanos. La aplicación es completamente compatible con Microsoft Visio y nos permite importar no solo sus documentos sino además cualquiera que esté disponible en formato XML.

Al momento de guardar los archivos, podremos seleccionar no solo XML, sino además PNG, SVG y JPG. De esta forma, podremos reutilizar los diagramas como adjuntos en correos electrónicos o como imágenes en presentaciones con diapositivas.

C.58: Como crear Diagramas con DIAGRAM.LY

E1: Ingresar a la página www.draw.io, y conectarse con nuestra cuenta de gmail.

E.2: Para comenzar a realizar nuestro diagrama, solo debemos elegir la figura que deseamos y arrastrarla, como muestra la imagen, hasta el campo de trabajo.

E3: En el margen izquierdo Diagram.ly posee distintas opciones de gráficos que podemos utilizar para realizar el diagrama que deseamos.

En la imagen, se muestra por ejemplo, algunas de las opciones, que podemos encontrar dentro de "general".

Se le puede cambiar el "Formato", color, colocar sombra, etc. y realizar las modificaciones que deseamos.

E4: Una vez, que ya tenemos listo nuestro diagrama, vamos a "Archivo".. "Guardar como", le ponemos un nombre y listo.. quedo guardado nuestro diagrama. el cual, podremos posteriormente modificar si así lo deseamos. Para ello, debemos colocarle la extensión .xlm

También permite exportar los archivos en distintos formatos para poder guardarlos en la computadora, obtener el codigo embed.. entre otras cosas..

E5: Si quisiéramos volver a editar nuestro diagrama, ingresamos nuevamente, en la página, nos conectamos a nuestra cuenta de Gmail.. vamos a "archivos".. "abrir".. tildamos el diagrama que queremos modificar y hacemos clic en "seleccionar"..

A continuación comparto con ustdes, un video que les explica en forma sencilla, como crear un diagrama.

 

El ejemplo que comparto a continuación, fue creado con dicho sistema, para una actividad práctica de la cátedra de informática, en el mismo se ve representado el proceso "Datos-Información-Conocimiento-Sabiduría" aplicado a un caso particular de la administración.

Dificultades

D.1: La dificultad que se me presento, fue al utilizar Google Crome, cuando ponia una palabra, me la cambiaba por otra.. ponía un títuto en mayúsculas y la última palabra me la colocaba en minúscula.. borraba, escribia de nuevo.. y se volvia a cambiar..

La solución fue realizar los diagramas en Mozilla.

Reflexión

Diagram.ly es una herramienta sencilla, fácil de usar, con la que pueden crearse diagramas, flujos, gráficos muy rápidamente obteniendo muy buenos resultados.

Sin dudas que la principal ventaja que posee, es su capacidad para ser almacenada en la nube y poder disponer de nuestras creaciones, en cualquier lugar y momento, contando con una conexión a Internet . la otra ventaja, es que podemos modificar nuestras creaciones, si estas fueron guardadas en formato .xml.

Fuente

* www.draw.io, consultado el día 20/10/2013

* Sitio Pedalogica.blogspot.com.ar, http://pedalogica.blogspot.com.ar/2012/09/crea-diagramas-organigramas-desde-tu.html, consultado el día 23/10/2013

* Sittio Redusers.com, http://www.redusers.com/noticias/trucos/diagramas-de-flujo-en-la-nube/, consultado el día 23/10/2013

* Sitio Youtube.com, http://www.youtube.com/watch?v=vDQBjzPHeTc, consultado el día 25/10/2013

LA TICS EN LAS ORGANIZACIONES

Las Tecnologías de la Información y la Comunicación han transformado nuestra manera de trabajar y gestionar recursos. Las TIC son un elemento clave para hacer que nuestro trabajo sea más productivo: agilizando las comunicaciones, sustentando el trabajo en equipo, gestionando las existencias, realizando análisis financieros, y promocionando nuestros productos en el mercado.

Bien utilizadas, las TIC permiten a las empresas producir más cantidad, más rápido, de mejor calidad, y en menos tiempo. Nos permiten ser competitivos en el mercado, y disponer de tiempo libre para nuestra familia.

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El papel de las TIC en la empresa del S XXI, la constante evolución de la tecnología, junto a la aparición de nuevas y más complejas formas de utilización de la misma y a la completa interconexión y globalización de la economía, y los sistemas, implican que, más que nunca, las Tecnologías de la Información (TIC) ofrezcan extraordinarias oportunidades, a la vez que elevados costos e importantes riesgos.

Costos, riesgos y oportunidades hacen de las TIC un elemento estratégico para el crecimiento, maduración y transformación de las organizaciones, pero, además, las convierte en factor crítico de éxito y de supervivencia de la empresa.

Aquellas organizaciones que no presten a las TIC al menos el mismo grado de atención que tradicionalmente se ha prestado a otras funciones como la productiva o la financiera, perderán su ventaja competitiva y serán, finalmente, expulsadas del mercado. Por el contrario, las organizaciones que concentren sus esfuerzos en el Gobierno de las TIC, verán cómo sus inversiones en TIC retornan valor a la compañía, potencian el negocio y mantienen controlados los riesgos inherentes a la utilización de la tecnología.

Toda organización debe considerar un plan TIC que considere actuaciones en cada uno de los siguientes aspectos:

♦ Dirigir: Alineamiento con los objetivos del negocio para poder construir los mecanismos necesarios para entregar valor.

♦ Crear: Retorno de valor de la inversión realizada en TIC. Proteger: Gestión de riesgos para preservar el valor de los activos.

♦ Gestión de recursos y desarrollo del plan TIC

♦ Monitorizar: Evaluación de la ejecución y desempeño del plan establecido para realinear el gobierno de las TIC con el del negocio si es necesario.

El papel de las TIC para identificar, explotar, potenciar y desarrollar tanto conocimiento como razonamiento son cruciales.

Las TIC presentan una doble cara: Por un lado exigen grandes inversiones y las acompañan riesgos que, potencialmente, pueden aniquilar el negocio; mientras que, al mismo tiempo, ofrecen excepcionales oportunidades de crecimiento y de evolución del negocio.

La gerencia y los altos ejecutivos, han de ser conscientes del impacto de las TIC en la organización, ser capaces de conocer su rendimiento (retorno de valor/costo) y estar preparados para comprender y gestionar los riesgos inherentes a su utilización. Aquellas organizaciones cuyos directivos no comprendan ni se preparen para los nuevos tiempos estarán poniendo en peligro su capacidad de adaptación y, por consiguiente, estarán corriendo un riesgo de extinción muy elevado.

Las TIC facilitan el trabajo de presentar el producto o servicio a los clientes y conseguir ventas de muchas maneras distintas. Por ejemplo:

• El correo electrónico nos permite enviar todo tipo de información y comunicados a nuestros clientes. Podemos enviarles un catálogo de productos, una felicitación de navidad o un boletín de noticias, sin prácticamente ningún coste. Las TIC lo hacen posible.

• Una página web donde exponer nuestros productos permite que los clientes interesados encuentren nuestros productos fácilmente en Internet y contacten con nosotros. También permite transmitir al mundo nuestra filosofía de empresa.

• Un sistema de gestión de clientes informatizado, nos permite conocer mejor a nuestros clientes, analizando sus hábitos y su historial de compras. Así podemos planificar mejor nuestras acciones de venta y también gestionar de forma eficaz de las diferentes áreas de negocio de la empresa.

Estos servicios TIC agilizan el acceso a la información, la comunicación con nuestros clientes y proveedores, la promoción de nuestros servicios y la imagen de marca. Y a la vez, tienen un costo muy bajo.

Una vez estos servicios básicos están instalados, las empresas deben analizar sus procesos de negocio, e integrar las tecnologías de la información y la comunicación que optimizan estos procesos para aumentar la productividad. Para, en definitiva, producir más y mejor en menos tiempo, y que todos podamos disfrutar del tiempo libre.

A continuación compartiré un ejemplo, de implementación de las TICs en una organización dedicada a la producción artesanal de quesos.. Podrán observar, como con la sola incorporación de Internet, y la utilización de su página web, pudieron ampliar su venta a mercados internacionales..

Espero les haya gustado la explicación de este post.. y tengan en cuenta de ahora en más la importancia de incorporar las Tics a nuestras Organizaciones..

Hasta la próxima..

Reflexión:

La incorporación de las Tics, se ha transformado en un recurso indispensable para toda Organización. Su implementación ayudará a potenciar y transformar las mismas.

Bien utilizadas, las TIC permitirán producir más cantidad, brindar más servicios, reduciendo los tiempos y mejorando la calidad. Permitiendo a su vez ser competitivos en el mercado, y disponer de tiempo para realizar otras actividades dentro y fuera de la organización.

Fuente:

* Sitio www.serviciostic.com - http://www.serviciostic.com/las-tic/las-tic-en-las-empresas.html - Consultado el día 23 de octubre de 2013.

* Sitio www.etuttor.com - http://www.etuttor.com/index.php/component/k2/item/284-not1 - Consultado el día 23 de octubre de 2013.

* Sitio www.youtube.com - https://www.youtube.com/watch?v=RkmuKVdyElA&list=PLBC75CFDD506C280F&index=43 - Consultado el día 6 de noviembre de 2013.

NIVELES DE USUARIOS EN EL USO DE EXCEL

EXCEL es un programa informático, que sirve para realizar cálculos numéricos o matemáticos. Es una hoja de cálculo para el registro de números, datos y texto. Sus utilidades y funciones son muy amplias, ya que con Excel puedes realizar desde una simple suma, hasta resolver integrales, pasando por crear gráficos, ordenar y agregar información no numérica, resolver programas matemáticos y un largo etc.

Los autores clasifican los usuarios de Excel en cinco distintos tipos:

• El usuario básico (basic Excel user)

• El usuario avanzado (Excel power user)

• El programador de Vba (Vba developer)

• El programador de Excel (Excel developer)

• El programador profesional de Excel (professional Excel developer)

Usuarios Básicos

*Principiante: es aquel que conoce los rudimentos de Excel. Por lo general tiende a crear hojas que replican formularios que llevaba en forma manual. El énfasis está puesto en el formato de la hoja más que en la funcionalidad, también sabe introducir datos y recopila alguna información en la hoja electrónica.

Usa Excel principalmente como calculadora de sumas y productos principalmente (SUMA, PROMEDIO, CONTAR, etc.).

*Básico: en este nivel se usan funciones de Excel más sencillas, sobre todo matemáticas, como puede ser divisiones, porcentajes, alguna función estadística como la Media, Contar; se conoce la utilidad Autosuma. En relación a los datos se realizan filtros sencillos; se realiza algún gráfico fácil; se usan cambios de formatos rápidos como colores y letra. 

*Intermedio: Emplea funciones más avanzadas como pueden financieras, estadísticas, alguna función lógica como SI, conoce y comprende el uso de funciones de búsqueda como BUSCARV, INDICE y COINCIDIR. Se usan los formatos más avanzados como son los formatos condicionales. Es capaz de usar formularios para introducir datos y trabajar avanzadamente con gráficos y editarlos para cambiar el diseño o la información.

Usuarios Avanzados

*Avanzado: usa Excel tanto para crear modelos de cálculo como para administrar datos. Usa funcionalidades avanzadas como nombres (en especial para rangos dinámicos), Filtro Avanzado, Validación de Datos y Formato Condicional. Usa funciones como DESREF y SUMAPRODUCTO. funciones lógicas como SI, Y, NO, realiza funciones anidadas. Conoce y realiza la herramienta Subtotales, tablas y gráficos dinámicos, realiza grabaciones de Macros sencillas, domina la realización de gráficos, sabe y usa con fluidez el recurso importar datos desde Access y de formatos .txt.

* Súper usuario o experto: conoce y usa para sus modelos funciones matriciales y financieras avanzadas; con tablas dinámicas y, lo más importante, comprende cuando deben ser usadas. Además tiene ya suficiente conocimientos de Vba para agregar macros y tal vez desarrollar funciones definidas por el usuario (UDF) sencillas.

Conoce las funciones de texto: Concatenar, Extraer, Carácter,… Importa y Consolida datos desde gran número de utilidades externas, usa la herramienta Solver y los Escenarios. Es capaz de configurar y automatizar gran parte de su trabajo con la hoja electrónica. Además tiene conocimientos básicos de programación con las que realiza Macros.

Proframador de VBA

Se caracteriza por el uso intensivo y aún exagerado de código Vba en sus cuadernos Excel. Este usuario tiene buenos conocimientos, aunque no avanzados, de Vba y cree que las macros son la mejor solución para todo problema. Por lo general no conocen suficientemente las posibilidades de Excel lo que los lleva a preferir soluciones de Vba.

Programador de Excel

Es un profesional de la informática con nivel experto y/o avanzado de Excel, usa el programa para obtener cálculos avanzados, estadísticas, combina Excel con otros programas. Usa intensivamente las funcionalidades de Excel y las potencia usando Vba a discreción. Estos usuarios son capaces de desarrollar modelos complejos y a la vez eficientes basándose principalmente en Excel , pero llegan a su límite cuando se trata de usar otras aplicaciones o lenguajes junto con Excel.

Programador Profesional

Programador profesional desarrolla sus modelos basándose principalmente en Excel, pero sabe combinarlo con otras aplicaciones y lenguajes.

Reflexión

Decir en que nivel de Excel puedo llegar a ubicarme por los conocimientos que ya tenia, más los que adquirí en la cátedra, no es algo sencillo de determinar.. según la clasificación debería decir que sería "experto", pero nada más alejado de esa realidad, con todo lo que aún me falta aprender.. Por tal motivo, considero que mi nivel es "intermedio".

Fuente:

* Sitio www.jldexcelsp.blogspot.com.ar - consultado el 21 de octubre de 2013.

http://jldexcelsp.blogspot.com.ar/2009/04/tipos-de-usuarios-de-excel.html

*Sitio www.hojasdecalculo.about.com - consultado el 21 de octubre de 2013.

http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel/a/Excel-Introduccion-Y-Sus-Funciones-Basicas.htm

*Sitio www.hojasdecalculo.about.com - consultado el 21 de octubre de 2013.

http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel/a/Descubre-C-Ual-Es-Tu-Nivel-De-Excel-Y-Sigue-Avanzando-En-Su-Conocimiento.htm

FUNCIÓN SUMAR SI

C.57: FUNCIÓN SUMAR.SI

La función SUMAR.SI sirve para sumar los valores en un rango que cumple los criterios que se especifican.

La sintaxis de la función SUMAR.SI cuenta con los argumentos siguientes:

*Rango Obligatorio: El rango de celdas que se desea evaluar según los criterios especificados. Las celdas de cada rango deben ser números, o bien nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.

*Criterios Obligatorio: El criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B5, 32, "32", "manzanas" u HOY().

E.1: Cómo aplicar la Función SUMARSI.. para determinar cuantas personas entran al club, discriminando entre Socios y No Socios.. y también estableciendo un criterio de ingreso..

Comparto el siguiente video, para profundizar con otro ejemplo, lo anteriormente explicado..

Espero les sirva el ejemplo, para comprender esta sencilla función.. Saludos!!

Reflexión:
Esta función, es una de las tantas sencillas que Excel nos ofrece.. es fácil de usar y sirve para sumar ciertos valores, dentro de un determinado rango, cuando estos cumplan el rango establecido para la misma..

Fuente:

* Sitio www.office.microsoft.com - http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/funcion-sumar-si-HP010062465.aspx - consultado el día 20 de octubre de 2013.
* Sitio www.youtube.com - ttp://www.youtube.com/watch?v=kiKAkZLlwfM - consultado el 20 de octubre de 2013.

LOS MACROS EN EXCEL

Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas. Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas.

C.55: CREAS UN MACRO

La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel. Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación.

E.1: Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y desplegar el submenú Macros y dentro de este submenú seleccionar la opción Grabar macro...

E.2: Al seleccionar la opción Grabar macro, lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro..

Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.

En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.

En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.

E.3: Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado donde tenemos la opción de detener la grabación.

A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.

Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener de la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en .

C.56: EJECUTAR UNA MACRO

E.1: Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.

Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro.

Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.

Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en el menú Macros de la pestañaVista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.

Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro.

En cuanto al resto de botones:

•Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.

•Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de Visual Basic.

•Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro. Estos dos últimos botones son para los que sapan programar.

•Eliminar - Borra la macro.

•Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro.

Espero les haya servido esta otra forma que encontré de crear Macros..

Les dejo un video también.. donde les explica la como crear una Macro..

     

Reflexión:

Crear una Macro no es una tarea sencilla, pero una vez que aprendes a utilizarlas, veras todos los beneficios que te proporciona, sobre todo, la reducción de tiempo en tareas rutinarias.. 

Fuente:
* Sitio www.aulaclic.es - Consulado el dia 19 de octubre de 2013.  http://www.aulaclic.es/excel2007/t_18_3.htm

CONTROLES DE FORMULARIOS

C.54: CONTROLES DE FORMULARIOS

Los controles de formulario en Excel son objetos que podemos colocar dentro de una hoja y que nos darán funcionalidad adicional para interactuar mejor con los usuarios y tener un mejor control sobre la información.

Podemos utilizar estos controles para ayudar a los usuarios a seleccionar elementos de una lista predefinida o permitir que el usuario inicie una macro con tan solo pulsar un botón. Los controles de formulario en Excel se encuentran dentro de la ficha Programador dentro del grupo Controles. 

Los diferentes controles de formulario

Existen diferentes tipos de controles de formulario en Excel que ofrecen diversos tipos de funcionalidad e interacción con el usuario. Desde una simple etiqueta hasta controles que permiten una selección múltiple de sus opciones. A continuación una breve descripción de cada uno de ellos.

• Barra de desplazamiento. Al hacer clic en las flechas se va desplazando la barra dentro de un intervalo predefinido.

• Botón. El botón nos permite ejecutar una macro al momento de hacer clic sobre él.

• Botón de opción. Nos permite una única selección dentro de un conjunto de opciones.

• Casilla de verificación. Permite la selección o no selección de una opción.

• Control de número. Nos ayuda a aumentar o disminuir un valor numérico.

• Cuadro combinado. Es una combinación de un cuadro de texto con un cuadro de lista.

• Cuadro de grupo. Agrupa varios controles dentro de un rectángulo.

• Cuadro de lista. Muestra una lista de valores de los cuales podemos elegir una sola opción o múltiples opciones de acuerdo a la configuración del control.

• Etiqueta. Permite especificar un texto o breves instrucciones en el formulario.

E.1: Antes de comenzar a utilizar los controles de formularios.. tenemos que habilitar la Ficha Programador.. para ello, tenemos que ir al Boton de inicio de Office.. seleccionar opciones de Excel.. dentro de las "Más Frecuentes".. tildar "mostrar Ficha Programador en la cinta de opciones".. 

E.2: Para insertar cualquiera de los controles de formulario debemos seleccionarlo del menú desplegable y hacer clic sobre la hoja de Excel arrastrando el borde para “dibujar” el contorno del control.. 

Estos son algunos de los controles más importantes que podemos encontrar..

Cuadro de Lista

Cuadro Combinado

Botón de Número

Reflexión

El uso de los Controles de formularios, son una herramienta de suma importancia que nos ofrece Excel, mediante su uso podemos mejorar significativamente la forma de exponer la información en las hojas de trabajo y mejorar la forma en que se visualizan la misma.

Fuente

* Sitio exceltotal.com - Consultada el 18 de octubre de 2013.  http://exceltotal.com/controles-de-formulario-en-excel/
*Sitio support.microsoft.com - Consultada el 18 de octubre de 2013.   http://support.microsoft.com/kb/291073/es

FUNCIÓN OBJETIVO

C.53: FUNCIÓN BUSCAR OBJETIVO

Si sabe qué resultado desea obtener de una fórmula, pero no está seguro de qué valor de entrada necesita la fórmula para obtener ese resultado, use la característica Buscar Objetivo. Por ejemplo, imagine que debe pedir prestado dinero. Sabe cuánto dinero desea, cuánto tiempo va a tardar en saldar el préstamo y cuánto puede pagar cada mes. Puede usar Buscar objetivo para determinar qué tipo de interés deberá conseguir para cumplir con el objetivo del préstamo.

La característica Buscar objetivo funciona solamente con un valor de entrada variable. Si desea aceptar más de un valor de entrada; por ejemplo, el importe del préstamo y el importe del pago mensual del préstamo, use el complemento Solver. 

Como usar la Función Objetivo

1- En el grupo "Herramientas de Datos", de la ficha "Datos", hacer clic en "Análisis Y si", y a continuación en "Buscar Objetivo".

2- En el cuadro "definir la Celda", escribir la referencia de la celda que contiene la fórmula (Fórmula: secuencia de valores, referencias de celdas, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo) que desea resolver. Esta fórmula hace referencia a la celda que cambia Buscar Objetivo.

3- En el cuadro "Con el Valor", especificar el resultado de la formula que desee.

4- En el cuadro "Combinando la Celda", indicar la referencia de la celda que contiene el valor que desea ajustar.

5- Hacer clic en "Aceptar", aquí la función Buscar Objetivo ejecutará y producirá un resultado.

A continuación, les explicaré un ejemplo desarrollado en la clases de informática..

E.1: Queremos calcular el DESCUENTO de la venta, para que el TOTAL resulte igual a $150,00.. Para llevar a cabo el procedimiento, primero debemos construir la siguiente tabla..

Para poder utilizar la Función Buscar Objetivo, primero tienes que tener indicadas las fórmulas de las celdas "Subtotal" e "Importe de Descuento" de lo contrario, no podremos utilizar la función Buscar Objetivo, y nos dará error..

E.2: Ingresamos a la ficha "Datos".. luego hacemos clic en "Análisis Y si" y seleccionamos "Buscar Objetivo"-- 

E.3: Completamos aquí, los argumentos que nos solicita esta función:

• Definir la celda: es la celda "Total"

• Con el valor: es valor que queremos que arroje como resultado la fórmula, o sea $150..

• Para cambiar la celda: hacer referencia a la variable que queremos hallar, es decir el "Descuento"..

E.4: Luego de haber completado, los datos solicitados en el imagen anterior.. al hacer clic en aceptar.. nos aparece el siguiente cuadro, el cual nos muestra el estado de búsqueda de objetivo.. hacemos clic en aceptar y listo.. tenemos nuestro resultado.. 

Bueno, espero les sirva mi explicación.. es un muy útil esta función, espero puedas aplicarla.. hasta la próxima..!! Saludos..

Reflexión:

No conocía la utilización de esta herramienta que nos ofrece Excel, conocer su existencia, es un conocimiento más que podemos aplicar al campo de nuestra profesión.. es sencilla de utilizar y no tiene parámetros de restricción, como si lo tiene Solver.. 

Fuente:

* Explicación de clases 1º de octubre de 2013 del Prof. Bertocchi.

* Sitio www.ccance.net - Consultado el día 18 de octubre de 2013.  http://ccance.net/manuales/Excel/excel_305_buscar_objetivo_solver.pdf

* Sitio www.office,microsoft.com - Consultado el día 18 de octubre de 2013.http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/usar-buscar-objetivo-para-encontrar-el-resultado-deseado-mediante-el-ajuste-de-un-valor-de-entrada-HP010072683.aspx

FUNCIÓN SOLVER

C.52: SOLVER

La opción Solver de EXCEL sirve para resolver problemas de optimización lineal y no lineal; también se pueden indicar restricciones enteras sobre las variables de decisión. Con Solver es posible resolver problemas que tengan hasta 200 variables de decisión, 100 restricciones explícitas y 400 simples (cotas superior e inferior o restricciones enteras sobre las variables de decisión). Para acceder a Solver, seleccione Datos en el menú principal y luego Solver.

Cuadro de diálogo de los parámetros de Solver 
La ventana "Parámetros de Solver" se utiliza para describir el problema de optimización a EXCEL. El campo "Celda Objetivo" contiene la celda donde se encuentra la función objetiva correspondiente al problema en cuestión. Si desea hallar el "Máximo" o "Mínimo", se seleccionan dichos casilleros. Si la casilla "Valor de"  está seleccionada, Solver tratará de hallar un valor de la celda igual al valor del campo que se encuentra a la derecha de la selección. El cuadro de diálogo "Combinando las Celdas" contendrá la ubicación de las variables de decisión para el problema. Por último, las restricciones se deben especificar en el campo, luego haciendo clic en "Agregar".
 El botón "Cambiar" permite modificar las restricciones recién introducidas y "Eliminar" sirve para borrar las restricciones precedentes. "Restablecer todo" borra el problema en curso y restablece todos los parámetros a sus valores por defecto. Con el botón "Opciones" se accede a las opciones de Solver. También aparece el botón "Ayuda" para brindarnos más información del tema. 

A continuación, les explicaré un ejemplo desarrollado en la clases de informática..

E.1: Antes de poder utilizar esta función, debemos asegurar de tener instalado este complemento.. para ello, debemos ir al "Botón de inicio de Office".. en "Opciones de Excel" hacer clic en "Complementos".. y al final presionar en "IR".. se nos abrirá el siguiente panel.. que nos indicara si o no, instalado el complemento Solver.. en este caso si, ya que el mismo posee una tilde, de lo contrario, tendríamos que instalar el mismo..

E.2: Partimos de la siguiente tabla de productos.. de la cual teníamos como datos, los productos, precio, cantidad y el impuesto..

Calculamos entonces los datos faltantes de las columnas Total y PVP, con las fórmulas que se muestran en la imagen.. la misma es la del primer renglón, luego nos posicionamos en dicha celda, y del cuadradito que nos aparece en el vértice derecho inferior, arrastramos la fórmula a las restantes celdas.. para finalizar, utilizamos la fórmula Autosuma, para obtener los totales de las tres últimas columnas..

E.3: En la ficha "Datos".. encontraremos la opción "Solver".. dentro de "Análisis de Datos".. 

Al hacer clic sobre "Solver", se nos abrirá el cuadro de Parámetros.. para que podamos configurar la celda objetivo y las restricciones..

E.4: El siguiente paso, sería plantear las restricciones.. que queremos aplicar.. para que en vez de obtener un PVP de $5.190, ahora obtengamos un precio de $4.500.. 
Clic en "Resolver" y listo... 

E.5: Entonces, comparamos la tabla que teníamos al inicio, con la tabla que obtenemos nuevo de aplicar las restricciones.. Es increíble  pero llegamos al objetivo que nos planteamos, dando las indicaciones solamente, "Solver" se encargo de hacer los ajustes necesarios.. 

Bueno esto fue todo por hoy.. espero sirva de ayuda.. mi explicación de como utilizar.. esta importante función!! Saludos..

Reflexión
Sin dudas Solver es una gran herramienta que nos ofrece Excel.. no conocía de su existencia, pero creo que resulta muy útil para ser aplicada en el campo de la administración, ya que posibilitan la proyección y cálculo de ciertas estimaciones de ventas o gastos por ejemplo.. aplicando solamente un par de restricciones a la información que ya poseemos. 

Fuente
* Explicación de clases, día 24 de septiembre de 2013. Prof. Bertocchi

* Sitio www.mit.ocw.universi.net - Consultado el 10 de octubre de 2013.  http://mit.ocw.universia.net/15.053/s02/pdf/usingexcelsolver.pdf